Une vérification externe encore plus robuste pour l'Alliance verte
RouagesC’est d’abord à elle-même que l’Alliance verte applique systématiquement son principe fondateur d’amélioration continue. Ses plus récentes démarches en ce sens sont axées sur la vérification.
« Nous croyons que notre processus de vérification doit absolument respecter les mêmes normes de qualité supérieure que les programmes de certification semblables à l’échelle internationale », affirme le président de l’Alliance verte, David Bolduc. « Nous voulons également que nos vérificateurs soient parfaitement formés pour examiner correctement l’autoévaluation des participants suivant l’évolution ou l’élargissement des exigences de notre programme. »
En mai dernier, l’Alliance verte a donc fait appel au cabinet-conseil ECO Canada pour examiner l’ensemble du processus de vérification. « Les experts-conseils ont recensé quelques lacunes, dont la plupart avaient déjà été relevées », explique le directeur de programme de l’Alliance verte Thomas Grégoire, qui supervise l’examen du processus de vérification.
C’est rassurant d’avoir une validation externe qui montre que nous allons dans la bonne direction sur certaines questions, en vue d’améliorer la qualité constante des services de vérification fournis à nos participants
Visites de sites par rotation
L’une des priorités initiales de l’Alliance verte était de clarifier la procédure pour les participants qui choisissent de rendre compte de plusieurs sites dans une seule et même évaluation. « Nous voulions nous assurer qu’un tel rapport prenne bien en compte chacun des sites », soutient M. Grégoire.
Ainsi, lorsqu’un participant choisit d’inclure plusieurs sites dans une même évaluation, le résultat pour l’année en question sur un indicateur donné sera celui du site affichant le niveau le plus bas. Par exemple, si le terminal X obtient un niveau 3 pour la gestion des matières résiduelles, c’est ce résultat qui sera consigné, même si d’autres sites de l’entreprise ont obtenu un meilleur rendement. Les résultats ne sont pas comptabilisés en moyenne.
Par le passé, il arrivait qu’un vérificateur visite le même site à répétition, et qu’il choisisse (ou qu’on lui propose) le site du siège social de l’entreprise ou un site à proximité. Désormais, lorsqu’un participant produit une autoévaluation pour plusieurs sites, il doit fournir un calendrier précisant à quel moment chacun des emplacements recevra la visite d’un vérificateur.
« Il importe que nos vérificateurs puissent visiter tous les sites au fil des vérifications successives », explique M. Grégoire.
Le nombre de visites différentes requises au cours de chaque processus de vérification augmente également pour les participants qui disposent de plusieurs sites. Par exemple, un participant ayant de cinq à huit sites devra désormais faire vérifier en personne au moins deux d’entre eux au cours de la période de vérification réglementaire de deux ans. Deux nouveaux sites devront ensuite être présentés au vérificateur à chaque cycle de vérification, jusqu’à ce que tous les sites aient reçu la visite d’un vérificateur et que la rotation recommence.
Nous voulons nous assurer que tous nos critères soient compris, appliqués et évalués de manière cohérente dans les différents sites, et qu’ils soient examinés avec la même rigueur et la même transparence
Des considérations géographiques
Par ailleurs, l’Alliance verte avait initialement constaté la nécessité d’élargir son bassin de vérificateurs, ce qui a été confirmé par ECO Canada. « Par exemple, il y a 10 % de nos participants dans la région de l’Atlantique Nord, mais nous n’avons aucun vérificateur à l’est de Montréal à l’heure actuelle, fait remarquer M. Grégoire. Les vérifications en personne risquent d’accroître les coûts à cause du temps et des frais de déplacement supplémentaires que cela suppose. »
Après avoir ciblé les régions où il manquait de vérificateurs, l’Alliance verte a collaboré avec la société spécialisée en développement durable ERM Stratos afin d’élaborer un plan pour le recrutement et la formation d’un plus grand nombre de vérificateurs.
C'est d’ailleurs la nécessité de cette expansion qui a motivé l’examen global. « Avant de chercher de nouveaux vérificateurs, nous voulions d’abord nous assurer de disposer des bons critères pour continuer à recruter des personnes qualifiées, étant donné l’augmentation du membership de l’Alliance verte et l’élargissement de la portée de notre programme, précise M. Bolduc.
Nous voulions aussi que tout notre contenu et nos documents de formation soient à jour avant d’inviter de nouveaux vérificateurs dans notre bassin
M. Grégoire a collaboré avec ERM Stratos pour actualiser tout le matériel de formation afin de refléter les dernières politiques, procédures et modalités de l’Alliance verte. « Nous sommes également en train de revoir la banque de questions et d’études de cas que nous présentons aux candidats, afin qu’elles tiennent compte du bassin élargi de participants de l’Alliance verte et des diverses exigences de certification », ajoute-t-il.
Nouveau code de conduite
Parmi les autres changements importants, citons l’élaboration récente d’un code de conduite pour les vérificateurs, ainsi qu’une procédure de résolution des litiges. « Nous avons toujours réussi à régler les divergences d’opinions, mais c’est une bonne chose d’officialiser ces procédures en cas de besoin », admet M. Grégoire.
Si un participant et un vérificateur ne parvenaient pas à s’entendre à savoir si les critères ont été ou non respectés (ou s’ils sont applicables) pour tel ou tel niveau d’un indicateur de performance, il serait alors possible de soumettre à l’Alliance verte un dossier officiel confidentiel sur le différend en question. « Nous pourrions ensuite solliciter l’expertise technique d’un tiers, le cas échéant, avant qu’un sous-comité du conseil d’administration de l’Alliance verte se prononce sur la question », soutient M. Grégoire.
« La plupart du temps, la question est vite réglée : il suffit d’expliquer au participant les intentions d’un critère en particulier, ou que celui-ci nous montre pourquoi un indicateur ou un critère donné ne s’applique pas dans son cas, dit-il. Compte tenu de l’éventail de nos participants, nous comprenons que de tels différends pourraient se présenter occasionnellement et qu’il faut les traiter au cas par cas. »
Pas de conflits d'intérêts
L’Alliance verte souhaite que ses vérificateurs soient perçus comme des experts-conseils en environnement ayant de l’expérience dans le secteur maritime. « Ils doivent posséder une certification reconnue en tant que vérificateurs environnementaux », indique M. Grégoire.
L’Alliance verte stipule également qu’un vérificateur ne sera pas autorisé à évaluer le rendement d’un participant si lui-même ou l’un de ses collaborateurs a travaillé pour le même participant dans le cadre du programme de l’Alliance verte au cours des deux années précédentes. « Nous ne voulons pas que les vérificateurs en viennent à examiner leur propre travail ou leurs propres recommandations », explique Thomas Grégoire.
Contrairement à un auditeur qui peut demander à vérifier tout ce qui concerne une entreprise, les vérificateurs se concentrent exclusivement à savoir si le participant a satisfait aux exigences des critères de l'Alliance verte pour chacun des indicateurs applicables du programme.
« La plupart des critères sont très explicites, du genre “Avez-vous dressé, oui ou non, un inventaire des gaz à effet de serre?”. Pour certains indicateurs toutefois, il faut consulter les annexes pour connaître les détails afin d’obtenir une compréhension claire et commune des exigences », précise Thomas Grégoire.
Par exemple, les vérificateurs s’assureront que les bons calculs et facteurs d’émission ont servi à dresser l’inventaire des gaz à effet de serre
Des contrôles ponctuels réguliers
Pour assurer la cohérence du travail des vérificateurs, les directeur(trice)s du programme de l’Alliance verte accompagnent parfois un vérificateur lors d’une visite de site.
L’Alliance verte effectue également des « contrôles ponctuels » sur les rapports internes que les vérificateurs sont tenus de fournir sur la conformité des niveaux atteints par un participant via l’outil intelligent d’autoévaluation de l’Alliance verte.
« Dans un tel rapport, les vérificateurs décrivent leur mandat et précisent la portée de leur vérification ainsi que les justifications qu’ils ont acceptées comme preuve des niveaux de performance déclarés, indique M. Grégoire. Il faut noter que tout cela ne vise pas à mettre en doute les rapports des participants, mais plutôt à assurer une cohérence dans la qualité du travail effectué et relayé par chacun de nos vérificateurs. »
À la fin de l’examen annuel, l’Alliance verte sélectionne au hasard un rapport de chacun des trois vérificateurs ayant effectué le plus grand nombre de vérifications au cours de cette période, ainsi que trois autres dossiers aléatoires parmi l’ensemble des vérificateurs ayant produit au moins un rapport.
« Par ailleurs, l’Alliance verte examinera systématiquement les rapports des vérificateurs qui en seront à leur toute première vérification », soutient Thomas Grégoire.
Toutes ces révisions nous permettent d’évaluer si le vérificateur répond aux exigences de vérification et s’il y a des améliorations essentielles ou des secteurs d’amélioration à privilégier
Les visites en personne sont de retour!
Au printemps 2023, les vérificateurs ont repris la formule des visites en personne, à l’instar des autres programmes internationaux qui avaient également dû adopter les vérifications à distance à cause de la pandémie de COVID-19. « C'est la première année que nous revenons à des vérifications sur place, ce qui suppose des rencontres en personne entre les vérificateurs et chacun des participants, ainsi qu’une visite des installations pour les participants du volet terrestre », explique Thomas Grégoire, directeur de programme de l’Alliance verte et responsable du processus de vérification. « Cette mesure s’appliquait aux participants dont les résultats de 2022 devaient été vérifiés. »
Selon le président de l’Alliance verte, David Bolduc, les vérificateurs ont fait de leur mieux durant les restrictions liées à la pandémie pour communiquer à l’aide des plateformes en ligne ainsi que par courriel et au téléphone.
Nous apprécions vraiment leurs efforts, mais nous savons aussi qu’il n’y a rien de tel qu’une visite sur place pour constater par soi-même l’état de la situation et discuter en personne des précisions nécessaires avec les gestionnaires désignés des entreprises.
La période de vérification externe pour les résultats 2023 s'étendra du 15 mars au 3 mai 2024.
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