Relations avec les communautés

Suivi réglementaire

2.1 Rendre disponible/publier un numéro de téléphone ou rediriger les appels vers l'autorité responsable de la réception des demandes et des préoccupations (incluant les plaintes) relatives aux activités du participant.

2.2 Élaborer et mettre en place une procédure écrite pour garder trace et pour répondre aux demandes et aux préoccupations (incluant les plaintes). Au besoin, dédier une personne pour y répondre et/ou dépêcher une personne sur le site dans un délai convenable, dépêcher une personne sur le site, mettre en place et faire le suivi des mesures correctives et les ajuster au besoin.

2.3 Identifier, localiser et actualiser le réseau de parties prenantes locales (p. ex., Peuples autochtones, employés, locataires, résidents, municipalités et MRC, ONG, organisations gouvernementales et environnementales, fournisseurs).

2.4 Effectuer une veille médiatique régulière à propos des activités du participant.

2.5 Communiquer des informations à propos des activités et des opérations du participant en utilisant au moins deux des moyens de communication. Par exemple :

1. Médias sociaux (p. ex., Facebook, Instagram, TikTok);
2. LinkedIn;
3. Page web dédiée aux communautés locales;
4. Télévision;          
5. Journaux locaux;
6. Radio ou baladodiffusion;
7. YouTube;
8. Infolettre; ou

2.6 Intégrer dans les politiques applicables ou dans l’énoncé de valeurs de l’entreprise l’engagement de la haute direction à maintenir et à améliorer la qualité des relations avec les communautés.

Répondre à au moins trois des critères suivants

3.1 Décrire chaque partie prenante ou groupe de parties prenantes identifié au critère 2.3. Pour chacun, identifier les enjeux et les préoccupations en lien avec les activités du participant ainsi que les collaborations en cours et les opportunités de collaboration futures.

3.2 Élaborer et mettre en œuvre une stratégie ou un plan de communication écrit axé sur l’efficience, la transparence, l’engagement à rejoindre les communautés et la rétroaction.

3.3 Rendre public au moins un rapport annuel ou un plan corporatif en tout ou en partie lié la responsabilité sociale (p. ex., plan d'action ou rapport annuel de développement durable, rapport de responsabilité sociale de l’entreprise, plan stratégique).

3.4 Mettre en place annuellement au moins deux stratégies de sensibilisation et d’approche communautaire (p. ex., journées portuaires, portes ouvertes, séances d’information, webinaires, ateliers volontaires, centre d’information ouvert au grand public, visites de sites, visites dans les écoles).

3.5 Participer chaque année à des activités ou des événements à vocation sociale et/ou environnementale avec la communauté et/ou au bénéfice de celle-ci (p. ex., nettoyage des berges, plantation d’arbres, activités éducatives, collectes de fonds, bourses d’étude).

Note : Le participant doit fournir un soutien, que ce soit par des moyens financiers, des ressources humaines et/ou du matériel et de l'équipement.

Répondre à un des deux critères suivants

4.1 Participer activement à la mise sur pied et/ou au soutien d'un comité permanent ouvert aux communautés locales qui se réunit au moins deux fois par an (p. ex., un comité citoyen ou de liaison) pour discuter de sujets directement liés aux activités du participant.

OU

4.2 Tenir régulièrement des rencontres avec un ou plusieurs groupes communautaires locaux ou membres de la communauté (sujets et questions provenant directement des groupes ou des membres). En tout, ceci devrait représenter un minimum de deux rencontres par année.

ET, répondre à trois des quatre critères suivants

4.3 Participer activement à des rencontres avec une ou plusieurs organisations communautaires locales ou une ONG où les sujets traités contribuent au bien-être environnemental et social de la communauté et ne sont pas directement liés aux activités du participant (p. ex., être membre du conseil d'administration, participer régulièrement aux réunions du comité).

Note : Le paiement d'une cotisation n'est pas suffisant pour répondre à ce critère.

4.4 Reconnaître les relations avec les communautés dans le plan stratégique du participant en tant que partie intégrante de la culture de l'entreprise (p. ex., visant l’efficience, la transparence, l'engagement et la rétroaction).

4.5 Développer et mettre en œuvre un processus de communication pour informer régulièrement les communautés locales et leur permettre de poser des questions et émettre des commentaires avant, pendant et après la réalisation de nouveaux projets ayant des impacts sociaux et environnementaux potentiels. Rendre public la description des impacts appréhendés et des mesures d’atténuation prévus ainsi que de la marche à suivre par les communautés pour poser des questions et émettre des commentaires.

Note : Les nouveaux projets comprennent de nouveaux services, opérations, activités ou produits manutentionnées ayant des impacts environnementaux ou sociaux potentiels. Voir l'annexe 3-B pour plus de détails. 

4.6 Avoir un représentant des communautés locales au conseil d'administration de l'organisation (si les règles de gouvernance le permettent).

5.1 Avoir analysé la perception de la communauté par rapport au participant au cours des trois dernières années. Sur la base des résultats, avoir développé et mis en œuvre des mesures abordant les préoccupations soulevées afin d’améliorer la relation avec les parties prenantes locales.

Note : Voir les lignes directrices à l'annexe 7-B.

5.2 Avoir réalisé un projet de cocréation ou développé une initiative en collaboration avec une ou plusieurs parties prenantes locales au cours des cinq dernières années.

Note : Voir les lignes directrices à l’annexe 7-C.

Suivi réglementaire

2.1 Rendre disponible/publier un numéro de téléphone ou rediriger les appels vers l'autorité responsable de la réception des demandes et des préoccupations (incluant les plaintes) relatives aux activités du participant.

2.2 Élaborer et mettre en place une procédure écrite pour garder trace et pour répondre aux demandes et aux préoccupations (incluant les plaintes). Au besoin, dédier une personne pour y répondre et/ou dépêcher une personne sur le site dans un délai convenable, mettre en place et faire le suivi des mesures correctives et les ajuster au besoin.

2.3 Identifier, localiser et actualiser le réseau de parties prenantes locales (p. ex., employés, locataires, résidents, peuples autochtones, municipalités et MRC, ONG, organisations gouvernementales et environnementales, fournisseurs).

2.4 Effectuer une veille médiatique régulière à propos des activités du participant.

2.5 Communiquer des informations à propos des activités et des opérations du participant en utilisant au moins deux des moyens de communication. Par exemple, 

1. Médias sociaux (par ex., Facebook, Instagram, TikTok);
2. LinkedIn;
3. Page web dédiée aux communautés locales;
4. Télévision;
5. Journaux locaux;
6. Radio ou baladodiffusion;
7. YouTube;
8. Infolettre; ou

2.6 Intégrer dans les politiques applicables ou dans l’énoncé de valeurs de l’entreprise l’engagement de la haute direction à maintenir et à améliorer la qualité des relations avec les communautés.

Répondre à au moins trois des critères suivants

3.1 Décrire chaque partie prenante ou groupe de parties prenantes identifié au critère 2.3. Pour chacune d’elles, identifier les enjeux et les préoccupations en lien avec les activités du participant ainsi que les collaborations en cours et les opportunités de collaboration futures.

3.2 Élaborer et mettre en œuvre une stratégie ou un plan de communication écrit qui est axé sur l’efficience, la transparence, l’engagement à rejoindre les communautés et la rétroaction.

3.3 Rendre public au moins un rapport annuel ou un plan corporatif en tout ou en partie lié à la responsabilité sociale (p. ex., plan d'action ou rapport annuel de développement durable, rapport de responsabilité sociale de l’entreprise, plan stratégique).

3.4 Mettre en place ou participer annuellement à au moins deux stratégies de sensibilisation et d’approche communautaire (p. ex., journées portuaires ou chantiers maritimes, portes ouvertes, séances d’information, webinaires, ateliers volontaires, centre d’information ouvert au grand public, visites de sites, visites dans les écoles).

3.5 Participer chaque année à des activités ou des événements à vocation sociale et/ou environnementale avec la communauté et/ou au bénéfice de celle-ci (p. ex., nettoyage des berges, plantation d’arbres, activités éducatives, collectes de fonds, bourses d’étude).

Note : Le participant doit fournir un soutien, que ce soit par des moyens financiers, des ressources humaines et/ou du matériel et de l'équipement.

4.1 Participer activement à des rencontres avec une ou plusieurs organisations communautaires locales ou une ONG où les sujets traités contribuent au bien-être environnemental et social de la communauté et ne sont pas directement liés aux activités du participant (p. ex., être membre du conseil d'administration, participer régulièrement aux réunions du comité)

Note : Le paiement d'une cotisation n'est pas suffisant pour répondre à ce critère.

4.2 Tenir ou participer activement, et ce au moins deux fois par an, à des rencontres avec un ou plusieurs groupes communautaires locaux ou membres de la communauté pour discuter de sujets directement liés aux activités du participant. Ces rencontres peuvent également se traduire par la mise sur pied et/ou à la participation d'un comité permanent ouvert aux communautés locales qui se réunit au moins deux fois par an (p. ex., un comité citoyen ou de liaison).

4.3 Reconnaître les relations avec les communautés dans le plan stratégique du participant en tant que partie intégrante de la culture de l'entreprise (p. ex., visant l’efficience, la transparence, l'engagement et la rétroaction).

4.4 Développer et mettre en œuvre un processus de communication pour informer régulièrement les communautés locales et leur permettre de poser des questions et émettre des commentaires avant, pendant et après la réalisation de nouveaux projets ayant des impacts sociaux et environnementaux potentiels. Rendre public la description des impacts appréhendés et des mesures d’atténuation prévus ainsi que de la marche à suivre par les communautés locales pour poser des questions et émettre des commentaires.

Note : Les nouveaux projets comprennent de nouveaux services, opérations, activités ou produits manutentionnées ayant des impacts environnementaux ou sociaux potentiels. Voir l'annexe 3-B pour plus de détails.

5.1 Avoir analysé la perception de la communauté par rapport au participant au cours des trois dernières années. Sur la base des résultats, avoir développé et mis en œuvre des mesures abordant les préoccupations soulevées afin d’améliorer la relation avec les parties prenantes locales.

Note : Voir les lignes directrices à l'annexe 6-B.

5.2 Au cours des cinq dernières années, participer à la réalisation d’un projet de cocréation ou au développement d’une initiative en collaboration avec une ou plusieurs parties prenantes locales.

Note : Voir les lignes directrices à l’annexe 6-C.